De 5 momenten waarop een organisatie het eigen kantoor opnieuw onder de loep neemt en voor keuzes over de werkomgeving komt te staan

Organisaties staan regelmatig voor keuzes over hun kantoor en werkomgeving. Soms merken ze dat het kantoor niet optimaal werkt, maar pas bij bepaalde situaties wordt duidelijk dat er beslissingen nodig zijn.

Er zijn vijf veelvoorkomende momenten waarop een organisatie het kantoor opnieuw onder de loep neemt en keuzes moet maken. In dit artikel bespreken we deze momenten en laten we zien hoe een verkennend onderzoek kan helpen om beter onderbouwde beslissingen te nemen over werkplekken, samenwerking en ruimtegebruik.

1. Huurcontract loopt af

Een van de meest voorkomende triggers voor herinrichting of verhuizing is het aflopen van een huurcontract. Dit kan organisaties dwingen om keuzes te maken:

• Blijven we in dit pand?

• Verhuizen we naar een ander gebouw?

• Kunnen we de bestaande ruimte beter benutten?

Op dit moment weten organisaties vaak nog niet hoeveel ruimte ze nodig hebben, hoe teams willen samenwerken, of welke werkvormen prioriteit hebben. Veel beslissingen worden dan nog op gevoel genomen, wat kan leiden tot inefficiëntie of onnodige kosten.

Wat helpt hier: een korte verkenning van de huidige werkomgeving, inclusief beleving van medewerkers en een analyse van de ruimtelijke mogelijkheden van het gebouw met een snelle gebouwanalyse. Zo ontstaat een onderbouwd vertrekpunt voor keuzes die later gemaakt worden.

2. Groei of krimp van de organisatie

Organisaties veranderen continu. Middelgrote bedrijven groeien bijvoorbeeld van 25 naar 80 medewerkers in een paar jaar of krimpen juist door een reorganisatie. In beide gevallen past de huidige werkomgeving niet meer. Teams stuiten op elkaar, er zijn te weinig concentratieplekken of juist te veel lege werkplekken.

Deze veranderingen vragen om inzicht in hoe mensen echt werken, zodat nieuwe ruimtes effectief kunnen worden ingericht. Zonder analyse wordt de inrichting vaak gebaseerd op aannames, en dat werkt zelden in de praktijk.

Tip: onderzoek van werkbeleving gecombineerd met een korte gebouwanalyse helpt om scenario’s te maken die zowel praktisch als mensgericht zijn.

3. Verhuizing naar een nieuw pand

Verhuizen is een klassieke trigger. Zodra een organisatie besluit naar een nieuw kantoor te gaan, ontstaat de vraag:

• Hoeveel werkplekken hebben we nodig?

• Welke ruimtes ondersteunen samenwerking?

• Welke plekken zijn nodig voor concentratie en focus?

Architecten en interieurontwerpers worden vaak betrokken, maar organisaties hebben dan nog niet altijd duidelijke uitgangspunten. Dit is een perfect moment om onderbouwd advies te leveren over de inrichting en het werkconcept, zodat de nieuwe omgeving aansluit bij de manier van werken.

Een korte verkenning voorkomt dat de organisatie achteraf moet bijsturen of extra kosten maakt voor aanpassingen.

4. Na invoering van hybride werken

Sinds de coronapandemie heeft hybride werken de manier waarop kantoren worden gebruikt drastisch veranderd. Veel organisaties hebben dit snel ingevoerd, maar het kantoor is nauwelijks aangepast. Nu, enkele jaren later, zien we vaak dat:

• Piekdruktes ontstaan op bepaalde dagen.

• Concentratieplekken onvoldoende zijn.

• Vergaderruimtes overbelast raken.

• Teams elkaar storen.

Dit is een typisch moment waarop organisaties ontdekken dat het kantoor niet optimaal functioneert. De vraag die dan ontstaat:

“Waarom werkt ons kantoor eigenlijk niet goed meer?”

Hier ligt een grote kans voor een verkennend onderzoek. Door te kijken naar werkpatronen, gebruik van ruimtes en de relatie met het gebouw, ontstaat inzicht in waar verbeteringen nodig zijn en welke keuzes prioriteit verdienen.

5. Wanneer het kantoor klachten veroorzaakt

Soms functioneert een kantoor al geruime tijd, maar ontstaan klachten. Medewerkers ervaren bijvoorbeeld:

• Te veel lawaai.

• Gebrek aan concentratieplekken.

• Overvolle of ongebruikte vergaderruimtes.

• Onlogische indelingen.

Zeker bij middelgrote kennisorganisaties kan dit leiden tot frustratie, verminderde productiviteit en uiteindelijk personeelsverloop.

Dit is een duidelijk signaal dat een onderzoek naar werkbeleving en ruimtelijke mogelijkheden gewenst is. Door deze analyse te combineren met een gebouwanalyse van het bestaande pand, ontstaat een helder beeld van knelpunten en kansen.

Hoe je dit praktisch kunt inzetten

Voor organisaties betekent dit vaak een relatief kort verkenningstraject:

1. Belevingsonderzoek medewerkers – interviews of korte enquêtes
2. Analyse van gebruik van de huidige ruimte – waar werken mensen, waar ontstaan knelpunten
3. Gebouwanalyse – welke ruimtelijke mogelijkheden biedt het huidige pand?
4. Uitkomsten & aanbevelingen – helder en concreet, als vertrekpunt voor ontwerp of herinrichting

Zo’n traject is concreet, overzichtelijk en biedt direct waarde. Het voorkomt dure fouten en zorgt dat beslissingen gebaseerd zijn op werkelijkheid en feiten, niet op aannames.

Conclusie

Organisaties veranderen hun werkomgeving bijna nooit “zomaar”. De vijf meest voorkomende momenten – huurcontract, groei/krimp, verhuizing, hybride werken, en klachten zijn momenten dat er verandering op stapel staan waarbij keuzes onderbouwd moeten worden.

Door op deze momenten onderzoek en analyse in te zetten, kan een organisatie:

• Betere keuzes maken.

• Onnodige investeringen voorkomen.

• Het kantoor optimaal afstemmen op werkbeleving en werkprocessen.

Voor organisaties die willen begrijpen wat voor hen werkt, biedt een verkennend onderzoek van de werkomgeving een solide startpunt. Het combineert inzichten uit medewerkerbeleving en ruimtelijke analyse, zodat alle toekomstige keuzes goed onderbouwd zijn en direct aansluiten bij de manier van werken.

Herken je één of meer van deze vijf momenten in jouw organisatie?

Herken je één of meer van deze vijf momenten in jouw organisatie? Met een verkennend onderzoek brengen wij in kaart hoe medewerkers de ruimte gebruiken en welke keuzes je kunt maken om de werkomgeving optimaal te laten functioneren.