Een nieuwe technologie invoeren. Hybride werken anders organiseren. Een andere organisatiestructuur kiezen. Een nieuw kantoorconcept ontwikkelen. Of investeren in een nieuwe manier van werken.

Bij dit soort keuzes wordt vaak zorgvuldig gekeken naar de gewenste opbrengsten. Maar minstens zo belangrijk is de vraag:

Wat betekent deze keuze straks voor het dagelijkse werk?

Een organisatiekeuze kan op papier logisch en kansrijk lijken, terwijl de gevolgen voor het werk nog onvoldoende duidelijk zijn. Wat vraagt de verandering van mensen en teams? Welke aanpassingen zijn nodig? Waar kunnen knelpunten ontstaan? En wat betekent dat voor de doelen die de organisatie met de keuze wil bereiken?

Met Impact verkennen onderzoekt UNIQ MINDS voorafgaand aan een verandering welke mogelijke gevolgen een organisatiekeuze kan hebben voor het dagelijkse werk. Zo ontstaat inzicht dat helpt om keuzes beter te onderbouwen voordat grote investeringen of onomkeerbare stappen worden gezet.

Een goede keuze begint met begrijpen wat er gaat veranderen

Een organisatiekeuze wordt meestal gemaakt vanuit een bepaalde ambitie.

Misschien wil een organisatie efficiënter werken, de samenwerking verbeteren, medewerkers meer flexibiliteit bieden of ruimte creëren voor nieuwe technologie. De gewenste uitkomst is dan vaak helder.

Maar tussen de keuze en het uiteindelijke resultaat zit het dagelijkse werk.

Mensen moeten hun werkzaamheden anders uitvoeren, teams moeten nieuwe manieren van samenwerken ontwikkelen en bestaande processen kunnen veranderen. Soms zijn andere vaardigheden nodig, verandert de manier waarop informatie wordt gedeeld of vraagt een nieuwe werkomgeving om ander gedrag.

Daarom is het niet voldoende om alleen te kijken naar wat een organisatie wil bereiken. Het is ook nodig om te begrijpen wat ervoor nodig is om die gewenste uitkomst in de dagelijkse praktijk daadwerkelijk mogelijk te maken.

De haalbaarheid van een organisatiekeuze ontstaat in het dagelijkse werk.

Wat betekent de keuze voor de doelstellingen?

Een belangrijk onderdeel van Impact verkennen is de verbinding met de doelstellingen van de organisatiekeuze.

Een organisatie kan bijvoorbeeld investeren in een nieuwe technologie omdat zij verwacht dat deze de productiviteit verhoogt. Dan is het relevant om niet alleen naar de technologie zelf te kijken, maar naar de manier waarop het werk daardoor verandert.

Als een nieuwe werkwijze meer samenwerking moet opleveren, is het relevant om te onderzoeken wat deze werkwijze vraagt van teams, communicatie en onderlinge afhankelijkheden.

En als een nieuwe werkomgeving moet bijdragen aan beter functioneren, is het belangrijk om te begrijpen hoe mensen hun werk daadwerkelijk uitvoeren en welke rol de omgeving daarin speelt.

Zo ontstaat inzicht in de keten:

Keuze → verandering in het werk → mogelijke impact → gewenste doelstelling

Dat maakt zichtbaar waar de gewenste opbrengst afhankelijk van is.

Haalbaarheid, investeringen en verwachtingen

Een impactverkenning kan daardoor een belangrijke rol spelen vóórdat een organisatie een grote beslissing neemt.

1) Haalbaarheid

Een keuze kan technisch of organisatorisch mogelijk zijn, maar daarmee is nog niet gezegd dat deze ook goed aansluit bij het dagelijkse werk. Door vooraf mogelijke gevolgen en randvoorwaarden te onderzoeken, ontstaat een realistischer beeld van wat de verandering vraagt.

2) Investeringen

Een organisatiekeuze brengt vaak investeringen met zich mee. Niet alleen financieel, maar ook in tijd, capaciteit, vaardigheden en verandervermogen. Inzicht in wat de keuze daadwerkelijk vraagt, helpt om deze investeringen beter te onderbouwen.

3) Verwachtingen

Aan iedere organisatiekeuze liggen aannames over de gewenste effecten ten grondslag. Door deze expliciet te maken en te verbinden aan de dagelijkse praktijk, kunnen verwachtingen realistischer worden gemaakt.

Zo helpt Impact verkennen om niet alleen te vragen wat een keuze kan opleveren, maar ook wat ervoor nodig is om die opbrengst daadwerkelijk mogelijk te maken.

Verschillen tussen mensen en teams

Een organisatiekeuze werkt bovendien niet voor iedereen op dezelfde manier.

Mensen verschillen in werkzaamheden, werkstijlen, vaardigheden en behoeften. Teams verschillen in samenwerking, taken en onderlinge afhankelijkheden. Daardoor kan dezelfde verandering in de ene context anders uitpakken dan in de andere.

Bij impact verkennen kan daarom expliciet aandacht worden besteed aan deze verschillen.

Niet om vooraf voor iedere groep een afzonderlijke oplossing te ontwerpen, maar om zichtbaar te maken waar de impact mogelijk verschilt en welke consequenties dat heeft voor de haalbaarheid en doelstellingen van de keuze.

Dit is bijvoorbeeld relevant bij vraagstukken rond nieuwe technologie, hybride werken, werkorganisatie en werkomgeving.

Hoe onderzoeken we mogelijke impact?

Er bestaat geen standaardonderzoek dat voor iedere organisatiekeuze hetzelfde is. De onderzoeksvraag bepaalt welke informatie nodig is.

Afhankelijk van het vraagstuk kunnen we bijvoorbeeld gebruikmaken van interviews, vragenlijsten, observaties, data-analyse, literatuuronderzoek, gebruikersonderzoek of analyse van de bestaande werkomgeving.

Ook bestaande kennis binnen de organisatie kan belangrijk zijn. Beleidsdocumenten, eerdere onderzoeken, organisatiedoelstellingen en ervaringen uit de praktijk kunnen samen een beeld geven van de huidige situatie en de voorgenomen verandering.

Van daaruit onderzoeken we welke veranderingen in het dagelijkse werk te verwachten zijn en welke mogelijke gevolgen en voorwaarden daaruit voortkomen.

De methode volgt de vraag — niet andersom.

Van inzicht naar een beter onderbouwde keuze

Het resultaat van impact verkennen is geen voorspelling van precies wat er zal gebeuren.

Het is een onderbouwd beeld van mogelijke impact: wat kan er in het dagelijkse werk veranderen, welke effecten zijn denkbaar, welke aannames zijn belangrijk en welke voorwaarden spelen een rol?

Dat inzicht kan vervolgens worden gebruikt om de organisatiekeuze zelf verder te brengen.

Misschien blijkt de gekozen richting goed aan te sluiten. Misschien moeten doelstellingen realistischer worden geformuleerd. Misschien zijn aanvullende investeringen nodig. Of misschien is er aanleiding om verschillende scenario’s met elkaar te vergelijken.

Het onderzoek neemt de beslissing niet over. Het zorgt ervoor dat de beslissing wordt genomen met meer zicht op de werkelijkheid waarin de verandering moet gaan functioneren.

Betere beslissingen beginnen met weten wat een keuze vraagt van het werk.

Wanneer is Impact verkennen relevant?

Impact verkennen is vooral waardevol wanneer een organisatie voor een belangrijke keuze staat en de gevolgen voor het dagelijkse werk nog onvoldoende duidelijk zijn.

Bijvoorbeeld bij:

• De invoering van AI of nieuwe digitale technologie.
• Veranderingen in werkorganisatie of werkprocessen.
• Nieuwe vormen van hybride of flexibel werken.
• En nieuw kantoor- of werkplekconcept.
• Veranderingen in teams of organisatiestructuur.
• Investeringen die een andere manier van werken mogelijk moeten maken.

Het onderwerp kan sterk verschillen. De kern blijft hetzelfde:

Wat betekent deze voorgenomen organisatiekeuze voor het dagelijkse werk — en wat betekent dat voor wat de organisatie ermee wil bereiken?

Impact verkennen, monitoren en evalueren

Impact verkennen is onderdeel van een bredere onderzoeksaanpak van UNIQ MINDS.

In alle drie de vormen staat dezelfde verbinding centraal:

Organisatiekeuzes → dagelijks werk → impact

En in alle drie gaat het niet alleen om meten, maar ook om duiden wat de resultaten betekenen binnen de context van het werk.

Lees meer over impactevaluatie

Toolbox beleidsevaluaties