Privacyverklaring

Privacyverklaring UNIQ MINDS

UNIQ MINDS is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring. UNIQ MINDS verwerkt persoonsgegevens zorgvuldig, vertrouwelijk en in overeenstemming met de geldende privacywetgeving. In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we verzamelen, waarom we deze verzamelen, hoe we ermee omgaan en welke rechten je hebt met betrekking tot jouw gegevens. Er zullen niet meer persoonsgegevens worden verzameld dan strikt noodzakelijk. Ook zullen de gegevens niet langer dan noodzakelijk worden bewaard.

1. Over UNIQ MINDS

UNIQ MINDS is verantwoordelijk voor de website www.uniqminds.nl en daarmee de verantwoordelijke organisatie voor het gebruik van jouw persoonsgegeven zoals beschreven in deze privacyverklaring.

De volledige gegevens zijn:
UNIQ MINDS
Inkarnaatklaver 39
3069 DN Rotterdam

info@uniqminds.nl
06-39667439

KvK: 96026669

2. Welke gegevens verwerkt UNIQ MINDS?

Wanneer je ons contactformulier invult, telefonisch of via de e-mail een offerte aanvraagt of andere aanvragen doet voor één van onze diensten, zal aan jou gevraagd worden om gegevens in te vullen. Alleen de verstrekte
gegevens worden verwerkt.

Dit kunnen de volgende gegevens zijn:

  • Voor- en achternaam;
  • E-mailadres;
  • (Persoonlijke) website;
  • Telefoonnummer;
  • Bedrijfsnaam;
  • Straat en huisnummer;
  • Woonplaats;
  • KvK-nummer
  • BTW-nummer
  • Bankrekeningnummer

Belevingsonderzoek

Tijdens een belevingsonderzoek kunnen wij gegevens verzamelen over uw ervaren werkomgeving. Hierbij kunt u denken aan informatie over hoe u factoren zoals geluid, licht, temperatuur of ruimtelijke indeling ervaart, en in welke mate deze van invloed zijn op uw concentratie, energie of stressniveau. Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt om inzicht te krijgen in de beleving van de werkomgeving en om gerichte adviezen te kunnen geven.

Wij verwerken deze gegevens vertrouwelijk en uitsluitend voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Indien de antwoorden gezondheidsgerelateerde informatie bevatten (bijvoorbeeld over stress of vermoeidheid), behandelen wij deze als bijzondere persoonsgegevens en nemen wij passende maatregelen om uw privacy extra te beschermen.

3. Met welk doel verwerkt UNIQ MINDS jouw persoonsgegevens?

Wij verwerken jouw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

  • Voor het kunnen maken van een offerte bij een offerteaanvraag maken we gebruik van jouw naam, e-mailadres, website en telefoonnummer.
  • Voor administratieve doeleinden, zoals opdrachtbevestiging en facturatie.
  • Om onze diensten uit te kunnen voeren volgens de overeenkomst.
  • Voor het opnemen van contact naar aanleiding van een ingevuld contactformulier of aangevraagde informatie.
  • Voor onderzoeksdoeleinden in het kader van belevingsonderzoeken.

Door gebruik te maken van ons contactformulier of expliciet akkoord te gaan bij het invullen van een offerteaanvraag, geef je toestemming voor de verwerking van jouw persoonsgegevens voor bovengenoemde doeleinden.

4. Hoe slaat UNIQ MINDS jouw gegevens op?

UNIQ MINDS gaat zorgvuldig om met jouw persoonsgegevens en maakt gebruik van betrouwbare systemen om deze veilig op te slaan en te verwerken. Hieronder vind je een overzicht van hoe en waar wij jouw gegevens opslaan:

  • Microsoft 365 Business Standaard: Wij maken gebruik van Microsoft 365 Business Standaard voor het beheer van e-mails, agenda’s, en algemene documenten. Lopende projecten en gevoelige gegevens worden opgeslagen in een versleuteld virtueel opslagvolume op onze bedrijfscomputer en, waar van toepassing, op een externe versleutelde back-upschijf.
  • Outlook:
    Onze e-mailcommunicatie verloopt via Outlook, onderdeel van Microsoft 365. Alle e-mails worden veilig opgeslagen en versleuteld binnen dit systeem.
  • Antagonist (webhosting en e-mail):
    Onze website en e-mailservices worden gehost door Antagonist, een betrouwbare Nederlandse hostingprovider die gebruikmaakt van beveiligde servers en geavanceerde bescherming tegen datalekken.
  • Rabobank:
    Voor financiële transacties en het verwerken van betalingen maken wij gebruik van de Rabobank. Gegevens die hierbij worden opgeslagen, worden verwerkt volgens de veiligheidsnormen van de Rabobank en de wettelijke vereisten voor financiële instellingen.
  • Boekhoudprogramma Moneybird:
    Voor het verwerken van facturen en administratieve gegevens maken wij gebruik van een beveiligd online boekhoudprogramma. Hierin slaan wij alleen gegevens op die nodig zijn voor wettelijke en administratieve doeleinden.
  • Virtual Private Server:
    De gegevens die tijdens een belevingsonderzoek worden verzameld, worden opgeslagen op een afgeschermde en beveiligde Virtual Private Server (VPS) van onze hostingprovider TransIP. TransIP is een betrouwbare Nederlandse hostingpartij die gebruikmaakt van beveiligde servers en geavanceerde maatregelen ter bescherming tegen datalekken. Voor de dataverzameling maken wij gebruik van een zelfstandige (stand-alone) installatie van LimeSurvey, die uitsluitend op deze beveiligde server is geïnstalleerd. Op deze manier wordt voorkomen dat onderzoeksgegevens via externe partijen worden gedeeld of toegankelijk zijn.
  • Bedrijfscomputer: 
    Lopende projecten en gevoelige gegevens worden opgeslagen in een versleuteld virtueel opslagvolume op onze bedrijfscomputer. De toegang tot deze gegevens is strikt beperkt tot UNIQ MINDS. Gegevens worden nooit gedeeld met derden zonder toestemming en worden uitsluitend bewaard zolang dat noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, conform de geldende wettelijke bewaartermijnen.
  • Externe harde schijf:
    Voor archiveringsdoeleinden worden gegevens opgeslagen op een externe versleutelde back-upschijf. De toegang tot deze gegevens is strikt beperkt tot UNIQ MINDS. Gegevens worden nooit gedeeld met derden zonder toestemming en worden uitsluitend bewaard zolang dat noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, conform de geldende wettelijke bewaartermijnen.

5. Beveiliging van gegevens

Wij hebben maatregelen getroffen om jouw gegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, of diefstal. Dit omvat:

  • Het gebruik van beveiligde verbindingen (SSL);
  • Het gebruik van sterke wachtwoorden en tweestapsverificatie waar mogelijk;
  • Het gebruik van een versleuteld virtueel opslagvolume voor lopende projecten en gevoelige gegevens;
  • Het gebruik van een externe versleutelde back-upschijf voor back-ups en archivering;
  • Regelmatige updates en controles van de systemen die wij gebruiken.

Heb je vragen over hoe jouw gegevens worden opgeslagen of wil je weten welke gegevens wij over jou bewaren? Neem gerust contact met ons op via info@uniqminds.nl.

6. Hoe lang bewaart UNIQ MINDS jouw gegevens?

Wij bewaren jouw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de bovengenoemde doeleinden, tenzij wij wettelijk verplicht zijn deze langer te bewaren. Voor de meeste gegevens geldt een bewaartermijn van maximaal 7 jaar in verband met onze administratie- en belastingverplichtingen.

Delen van persoonsgegevens met derden
Wij delen jouw persoonsgegevens alleen met derden wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze overeenkomst of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die jouw gegevens in onze opdracht verwerken, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens te waarborgen. Het delen van gegevens is eventueel alleen van toepassing bij klanten van UNIQ MINDS en wanneer hier toestemming voor is gegeven.

Wij maken gebruik van derde partijen voor het beheren van onze bedrijfsadministratie en -communicatie (Microsoft 365), boekhouding (Rabobank en Moneybird), websitehosting (Antagonist) en Virtual Private Server (TransIP). Deze partijen zijn verwerkers volgens de AVG en hebben passende beveiligingsmaatregelen getroffen.

7. Cookies of vergelijkbare technieken

UNIQ MINDS maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technieken om de functionaliteit en gebruiksvriendelijkheid van onze website te verbeteren. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij jouw eerste bezoek aan onze website wordt opgeslagen op jouw apparaat (computer, tablet of smartphone).

Wij maken gebruik van de volgende soorten cookies:

  • Functionele cookies:
    Deze cookies zijn noodzakelijk voor het goed functioneren van de website. Ze zorgen ervoor dat basisfunctionaliteiten, zoals navigatie en toegang tot beveiligde delen, goed werken.
  • Marketingcookies:
    Google Fonts: Onze website gebruikt lettertypen die worden geladen via Google Fonts. Google kan hierbij een cookie plaatsen om technische gegevens over je browser en apparaat te verzamelen.
    Google Maps: Op pagina’s waar wij een kaart van Google Maps tonen, plaatst Google een cookie om de kaartfunctionaliteit te ondersteunen en gebruiksstatistieken te verzamelen.
  • Statistieken (anoniem):
    Elementor: Elementor plaatst een cookie om anonieme gebruiksstatistieken bij te houden.
  • Website-analyse:
    Wij maken op onze website gebruik van de webanalysedienst Matomo om het gebruik van onze website (inclusief subdomeinen) te analyseren en te optimaliseren. Matomo is een open-source softwaretool die wij hebben geïnstalleerd op onze eigen server. Dit betekent dat alle verzamelde gegevens in eigen beheer blijven en nooit worden gedeeld met derden of met Matomo zelf.
    De gegevens die wij via Matomo verwerken (zoals uw geanonimiseerde IP-adres, bezochte pagina’s en browsertype) worden uitsluitend gebruikt om statistische rapporten over het websiteverkeer te genereren
  • Diversen:
    We onderzoeken momenteel de functionaliteit van enkele cookies in de categorie ‘Diversen’ en zullen onze cookieverklaring bijwerken zodra er meer duidelijkheid is over het doel en de werking hiervan.

Voor meer informatie over de cookies die wij gebruiken en hoe je jouw cookievoorkeuren kunt aanpassen, verwijzen wij je naar onze cookieverklaring.

8. Jouw rechten

Je hebt altijd het recht jouw toestemming voor het verwerken van je gegevens in te trekken, waarna
we je gegevens niet meer zullen verwerken. Het intrekken van deze toestemming doet geen afbreuk
aan de rechtmatigheid van onze gegevensverwerking op basis van jouw toestemming, die
plaatsvond vóór deze intrekking.

Je hebt ook recht op inzage in jouw persoonsgegevens en het recht om jouw persoonsgegevens te
rectificeren. Als je wil weten welke persoonsgegevens UNIQ MINDS van jou verwerkt, dan kun je een schriftelijk
inzageverzoek doen. Mochten jouw gegevens onjuist, onvolledig of niet relevant zijn, dan kun je ons
schriftelijk verzoeken om jouw gegevens te wijzigen of aan te vullen.

Daarnaast heb je recht op het wissen van je persoonsgegevens, een recht op het beperken van de
verwerking en een recht om tegen de verwerking bezwaar te maken. Bovendien heb je recht op het
overdragen van, of het overdraagbaar maken van jouw gegevens. Ook hiervoor kun je een
schriftelijk verzoek doen.

Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, beperking, verwijdering, gegevensoverdraging van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar info@uniqminds.nl. UNIQ MINDS reageert zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen 4 weken, op jouw verzoek.

9. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij behouden ons het recht voor om deze privacyverklaring te wijzigen. Wijzigingen worden op onze website gepubliceerd. De wijzigingen treden in werking op het aangekondigde tijdstip van inwerkingtreding. UNIQ MINDS raadt jou daarom aan om deze verklaring geregeld te raadplegen, zodat je op de hoogte blijft van wijzigingen.

Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 16 juli 2026.