Werkproces & activiteiten:
inzicht in wat mensen doen en wat dat vraagt van de werkomgeving
Een werkomgeving functioneert pas goed wanneer zij aansluit op het werk dat er daadwerkelijk wordt gedaan. Niet elke activiteit stelt dezelfde eisen aan ruimte, inrichting en voorzieningen. Taken die concentratie vragen, vragen om andere condities dan overleg, samenwerking of creatief werk. Daarom vormt inzicht in activiteiten en werkprocessen een essentieel onderdeel van een mensgerichte werkomgeving. Bij UNIQ MINDS onderzoeken we welke activiteiten plaatsvinden, hoe deze zich tot elkaar verhouden en wat dit vraagt van de werkomgeving. Zo maken we zichtbaar hoe de werkomgeving het werk ondersteunt of juist belemmert.
Waarom activiteiten en werkprocessen onderzoeken?
Het werkproces en bijbehordende activiteiten van medewerkers kunnen sterk verschillen. Per team, afdeling of organisatieonderdeel kunnen de verschillen groot zijn. De aard van het werk bepaalt of medewerkers veel samenwerken, overleggen of juist veel geconcentreerd werken moeten doen. Wanneer de inrichting van het kantoor hier onvoldoende op aansluit, ontstaan verstoring, inefficiëntie en frustratie.
Door activiteiten en werkprocessen te analyseren, krijgen organisaties inzicht in:
- Welke activiteiten medewerkers uitvoeren.
- Hoe vaak zij alleen of samen werken, overleggen of concentratiewerk uitvoeren.
- Welke werkplekken zij daarvoor gebruiken en of deze plekken het werk goed ondersteunen.
- Waar knelpunten ontstaan in het huidige ruimtegebruik.
Deze inzichten zijn cruciaal voor het maken van weloverwogen keuzes over werkplekconcepten en inrichting.
Individueel werk en gezamenlijk werk
Individuele activiteiten
Een belangrijk deel van het werk bestaat uit taken die concentratie, focus en rust vragen, zoals analyseren, schrijven, lezen of voorbereiden. Voor dit type werk is de kwaliteit van de omgeving bepalend. Geluid, visuele prikkels en onderbrekingen hebben direct invloed op effectiviteit en werkplezier.
In ons onderzoek brengen we in kaart:
- Welke individuele activiteiten plaatsvinden.
- Waar deze worden uitgevoerd.
- Of de huidige werkomgeving dit ondersteunt.
Samenwerken, overleg en vergaderen
Naast individueel werk spelen samenwerking en overleg een grote rol, zeker op kantoor. Het kantoor fungeert steeds vaker als ontmoetingsplek voor afstemming, kennisdeling en sociale interactie. Dit vraagt om verschillende typen ruimtes: van informele overlegplekken tot formele vergaderruimtes.
Wij analyseren:
- Hoe vaak medewerkers samenwerken.
- Welke vormen van overleg plaatsvinden.
- Welke ruimtes hiervoor worden gebruikt.
- Waar mismatch ontstaat tussen activiteit en ruimte.
De rol van video-overleg
Video-overleg is een vast onderdeel geworden van het dagelijks werk. Veel medewerkers nemen deel aan online meetings vanaf kantoor, vaak in combinatie met fysieke aanwezigheid van collega’s. Dit stelt specifieke eisen aan de werkomgeving, zoals akoestiek, privacy en technische voorzieningen.
Bij UNIQ MINDS besteden we expliciet aandacht aan:
- Hoe en waar video-overleg plaatsvindt.
- Of medewerkers hiervoor geschikte ruimtes hebben.
- De impact van video-overleg op omliggende werkplekken.
Door video-overleg mee te nemen in de analyse, voorkomen we dat deze activiteiten leiden tot verstoring of suboptimaal gebruik van de werkomgeving.
Koppeling met werkplekconcepten en werkplekmixen
Inzicht in werkprocessen en activiteiten vormt de basis voor het bepalen van een passend werkplekconcept. Niet elke organisatie heeft dezelfde mix van activiteiten, en dus ook niet dezelfde behoefte aan typen werkplekken.
Op basis van ons onderzoek maken we inzichtelijk:
- Welke typen werkplekken nodig zijn (focusplekken, overlegplekken, projectruimtes, belplekken, informele zones).
- Hoe deze zich tot elkaar verhouden.
- Welke werkplekmix past bij de aard van het werk en de organisatie.
Zo ontstaat een werkomgeving waarin ruimtes logisch aansluiten op activiteiten en medewerkers bewuste keuzes kunnen maken over waar zij werken.
Aanpak onderzoek naar werkproces en activiteiten
Bij het onderzoek en de analyse kijken we naar activiteiten en passende werkplekken.
1) Activiteiten in kaart brengen
We onderzoeken welke activiteiten medewerkers op kantoor uitvoeren en hoe vaak. We onderscheiden verschillende typen werk (concentratie, samenwerking, overleg) die we kunnen koppelen aan werkplekken.
2) Activiteiten en werkplekken
We analyseren de activiteiten in relatie tot de werkplekken die medewerkers hiervoor gebruiken. Passen de werkplekken bij de activiteiten en is het aanbod van plekken op kantoor afgestemd op het type activiteiten?
3) Aanbevelingen
Op basis van onze analyses geven we concrete aanbevelingen voor het aanbod van werkplekken en efficient gebruik van werkomgevingen. Eventuele kansen en knelpunten worden onder de aandacht gebracht.
Voor wie is deze dienst geschikt?
Deze dienst is ideaal voor organisaties die:
- Hun kantoor en werkomgeving beter willen laten aansluiten op het werk dat er daadwerkelijk plaatsvindt.
- Hun kantoor en werkomgeving effectiever willen gebruiken op basis van werkprocessen en activiteiten.
- Strategische beslissingen willen nemen over werkplekconcepten en werkplekken.
- Investeren in een inclusieve werkomgeving die aansluit bij alle medewerkers.
Wat levert een analyse van activiteiten op?
De inzichten vormen de basis voor onderbouuwde keuzes voor werk- en werkplekconcepten, werkplekmixen en ontwerp en inrichting.
Een onderzoek naar activiteiten en werkprocessen helpt organisaties om:
- Het kantoor beter te laten functioneren als werkplek en ontmoetingsplek.
- Werkplekken effectiever te benutten.
- Keuzes over concepten, werkplekmixen en inrichting te baseren op daadwerkelijk gebruik.
Meer lezen?
Het denken vanuit werkprocessen en activiteiten en passende werkplekken sluit aan bij het principe van activity-based working. In de praktijk vraagt dit echter om maatwerk en inzicht in hoe medewerkers daadwerkelijk werken en kiezen. Wil je meer lezen over activity-based working? Klik dan hier.
Wilt u meer inzicht in werkprocessen en activiteiten?
UNIQ MINDS ondersteunt met onderzoek naar werkprocessen en activiteiten binnen organisaties.
Heeft u vragen over het in kaart brengen van werkprocessen en activiteiten binnen uw organisatie?
Neem contact op – wij denken graag met uw mee!