Waarom concentratieproblemen niet altijd een individuele problemen zijn

Medewerkers die aangeven moeite te hebben met concentreren op kantoor, worden in organisaties niet altijd even serieus genomen als het gaat om de oorzaak van die problemen. Soms wordt er gedacht dat iemand “niet meer gewend is aan drukte”, “te veel gewend is geraakt aan thuiswerken” of simpelweg “wat gevoeliger is geworden”.

Door de opkomst van hybride werken is dat beeld de laatste jaren sterker geworden. Het idee dat medewerkers na corona minder goed tegen prikkels op kantoor kunnen, klinkt voor sommigen logisch. Maar daarmee wordt een belangrijk deel van het verhaal over het hoofd gezien.

Concentratieproblemen zijn namelijk zelden alleen een individueel probleem.

Concentratie wordt sterk beïnvloed door de omgeving

Concentratie wordt vaak gezien als iets dat in de persoon zit: iemand kan zich goed focussen of juist minder goed. In werkelijkheid is concentratie sterk afhankelijk van de omstandigheden waarin iemand werkt.

De werkomgeving speelt daarin een grote rol. Dat gaat niet alleen over de fysieke ruimte, maar ook over hoe die ruimte wordt gebruikt en hoe het werk is georganiseerd.

Twee mensen in dezelfde ruimte kunnen een totaal andere werkervaring hebben. Waar de één zich prima kan concentreren, ervaart de ander constante onderbreking en ruis. Dat verschil wordt vaak verklaard vanuit persoonlijke eigenschappen, maar is minstens zo vaak een gevolg van de context.

Het is geen nieuw fenomeen

Concentratieproblemen op kantoor zijn niet nieuw. Ook vóór de coronapandemie waren er al veel signalen dat medewerkers moeite hadden met focus, vooral in open kantooromgevingen en kantoortuinen.

In de jaren waarin activity-based working en open werklandschappen de norm werden, is er veel geëxperimenteerd met het idee dat samenwerking en transparantie zouden toenemen door minder muren en meer openheid. In de praktijk bleek dat niet voor iedereen positief uit te pakken.

Veel organisaties zagen toen al dat medewerkers vaker op zoek gingen naar rustige plekken, vergaderruimtes gebruikten als tijdelijke werkplek of juist thuis gingen werken om geconcentreerd werk te kunnen doen.

Wat de coronaperiode heeft veranderd, is niet het probleem zelf, maar de vergelijking. Thuiswerken gaf veel mensen een referentiepunt: een omgeving met minder prikkels, meer controle en minder onderbrekingen. Daardoor zijn verschillen in werkervaring zichtbaarder geworden.

De neiging om het probleem bij het individu te leggen

Wanneer medewerkers aangeven dat ze moeite hebben met concentratie, ontstaat er in organisaties soms een subtiele verschuiving in interpretatie. In plaats van te kijken naar de werkomgeving, wordt het sneller gezien als iets dat bij de medewerker zelf ligt.

Dat kan zich uiten in opmerkingen als:

• Je moet je daar toch een beetje voor afsluiten.
• Thuis kun je je ook niet altijd afzonderen.
• Je moet er gewoon even doorheen leren werken.

Hoewel dat vaak niet zo bedoeld is, kan het wel een signaal afgeven dat de ervaring van de medewerker minder serieus wordt genomen. Terwijl die ervaring wel degelijk reëel is.

Concentratieproblemen hebben vaak meerdere oorzaken tegelijk

In de praktijk is er zelden één duidelijke oorzaak aan te wijzen. Concentratieproblemen ontstaan meestal door een combinatie van factoren die elkaar versterken.

Denk bijvoorbeeld aan:

• En open kantooromgeving met veel visuele en auditieve prikkels;
• Onvoldoende beschikbaarheid van rustige werkplekken;
• Collega’s die veel overleggen aan werkplekken;
• Onverwachte onderbrekingen gedurende de dag;
• Veel digitale prikkels via mail en chat;
• Volle agenda’s met weinig ruimte voor focuswerk;
• Een cultuur waarin snel schakelen en beschikbaar zijn de norm is;
• Sociale verwachtingen om aanwezig en bereikbaar te zijn op kantoor.

Op zichzelf zijn dit misschien kleine factoren. Maar samen bepalen ze hoe belastend een werkdag wordt ervaren.

Verschillen tussen medewerkers worden vaak onderschat

Niet iedereen ervaart dezelfde werkomgeving op dezelfde manier. Dat lijkt vanzelfsprekend, maar wordt in de praktijk vaak onderschat.

Sommige medewerkers kunnen zich relatief goed afsluiten van prikkels. Anderen hebben daar meer moeite mee en raken sneller overbelast of afgeleid. Dat verschil zegt niet per se iets over motivatie of competentie, maar over hoe iemand informatie verwerkt en omgaat met prikkels.

Wanneer daar geen rekening mee wordt gehouden, ontstaat er een situatie waarin één type werkomgeving als “normaal” wordt gezien, terwijl die in werkelijkheid niet voor iedereen passend is.

De impact reikt verder dan de individuele medewerker

Wanneer concentratie structureel onder druk staat, blijft de impact niet beperkt tot de persoon zelf. Het werkt door in teams en uiteindelijk in de hele organisatie.

Medewerkers die moeite hebben met concentreren:

• Hebben meer energie nodig om hun werk gedaan te krijgen;
• Raken sneller vermoeid aan het einde van de dag;
• Ervaren vaker frustratie of stress;
• Zoeken vaker alternatieven zoals thuiswerken;
• Kunnen minder consistent presteren in complex werk.

Op teamniveau kan dit leiden tot:

• Minder effectieve samenwerking;
• Meer misverstanden;
• Lagere productiviteit;
• Spanning tussen collega’s met verschillende werkbehoeften.

En op organisatieniveau kan het bijdragen aan:

• Verminderde medewerkerstevredenheid;
• Hoger verzuim;
• Hogere werkdrukbeleving;
• En in sommige gevallen zelfs uitval.

Eendimensionale oplossingen zijn vaak niet genoeg

Wanneer organisaties geconfronteerd worden met concentratieproblemen, is de reflex vaak om te zoeken naar een praktische oplossing. Bijvoorbeeld:

• het toevoegen van stilteplekken;
• het verbeteren van akoestiek;
• het aanpassen van het interieur;
• of het invoeren van nieuwe werkplekconcepten.

Dit soort maatregelen kunnen zeker bijdragen aan verbetering, maar lossen zelden het hele probleem op.

Dat komt omdat de oorzaak vaak niet eenduidig is. Een stilteplek helpt weinig als de werkdruk en overlegstructuur onveranderd blijven. Akoestische aanpassingen helpen beperkt als er continu onderbrekingen zijn door gedrag en werkcultuur.

Het vraagt om een integrale blik

Concentratieproblemen vragen daarom om een bredere benadering. Niet alleen vanuit de fysieke werkomgeving, maar vanuit de samenhang tussen meerdere factoren.

Daarbij gaat het om de relatie tussen:

• Mens: verschillen in werkstijl, prikkelverwerking en behoeften;
• Werk: type taken, focuswerk versus overlegwerk;
• Werkomgeving: inrichting, beschikbaarheid van ruimtes en drukte;
• Gedrag en organisatie: afspraken, verwachtingen en cultuur.

Pas wanneer deze elementen samen worden bekeken, ontstaat er inzicht in waarom concentratieproblemen ontstaan en waarom bepaalde oplossingen wel of niet werken.

Tot slot

Concentratieproblemen worden nog te vaak gezien als iets individueels: een kwestie van kunnen of niet kunnen focussen. Maar in werkelijkheid gaat het vaak om een samenspel van factoren in de werkomgeving, de manier van werken en de organisatiecultuur.

Dat betekent dat de oplossing zelden ligt bij één persoon of één maatregel.

Het begint met het serieus nemen van de ervaring van medewerkers. Niet als klacht of persoonlijke beperking, maar als signaal dat er iets in de werkomgeving en de manier van werken niet optimaal op elkaar aansluit.

En precies daar ligt de ruimte om als organisatie echt verschil te maken.

Herken je dit in jouw organisatie?

UNIQ MINDS helpt organisaties inzicht te krijgen in hoe concentratieproblemen ontstaan in de samenhang tussen mens, werk en werkomgeving. Neem contact op voor een verkennend gesprek.

Wil je inzicht krijgen in hoe medewerkers de fysieke, sociale en digitale werkomgeving ervaren?

Ons onderzoek naar gebruik en beleving van de werkomgeving en werkstijlen of de workshop Grip op prikkels kunnen zeer behulpzaam zijn.